OA办公系统的目的与使用价值

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OA,是自动化办公的简称。OA办公系统,是帮助企业提高日常办公效率的管理软件。

OA办公系统自上个世纪80年代进入我国,至今已有30年之久。期间,共经历了四个历史阶段,从最初的文秘型OA软件发展到流程型OA办公系统,再发展到后来的协同型OA办公系统,一直发展到今天被广泛应用的平台型OA办公系统。到目前为止,平台型OA办公系统在我国企业中被普及应用。

然而,随着移动互联网技术和云计算的不断发展,单纯的平台型OA办公系统已经不能满足企业的现时需求,OA办公系统将走向协同化、移动化、流程化等方面发展。我国管理软件厂商都纷纷开始着手开发新型OA办公系统,以满足我国企业的管理需求。

目前,在OA办公系统领域流传着这么一个概念,即“移动OA协同办公系统,我们的随身办公室!”由此可见,随时随地能够使用操作的移动OA协同办公软件是OA市场未来的一个发展趋势。而且,随着信息技术的不断发展,OA办公系统不知道又将发展到什么程度,真是令人期待啊!

对于企业用户而言,OA办公系统是一个好帮手,是企业的“管家婆”。但是,其实很多企业用户并不是真正的了解OA办公系统,又或者说了解得不够全面,更有一些小微企业用户甚至不知道OA办公系统到底是做什么的,有什么功能和作用……这对于企业管理来说是一个很大的阻碍,因此,小编有必要为大家介绍和分析一下OA办公系统。

在分析OA办公系统的功能和作用之前,我们首先要了解什么是OA办公系统,什么又是协同OA办公系统。

一、什么是OA办公系统?

OA办公系统即OA,是Office Automation的缩写,指办公室自动化或自动化办公。其实OA办公系统是一个动态的概念,随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进,关于OA办公系统的描述也在不断充实,至今还没有人对其下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。

二、什么是协同OA?

协同OA就是采用Internet/Intranet技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。

三、OA办公系统的主要功能

通俗概括的讲,OA办公系统就是日常办公管理系统,通常情况下,其主要功能包括文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理等等,这些都是日常办公工作的处理范围。

接下来,软件网小编来分析一下OA办公系统的应用价值。

四、OA办公系统的应用价值

1、全员共同协作(即协同办公)

所谓协同,就是指协调两个以上的不同资源或者个体,共同一致地完成某一目标的过程或能力。然而,在企业管理管理领域,“协同”概念有着更深的含义,不仅包括人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。

企业各个部门之间的协调、协作形成拉动效应,推动事物共同前进,对事物双方或多方而言,协同的结果使个个获益,整体加强,共同发展。导致事物间属性互相增强、向积极方向发展的相干性即为协同性。研究事物的协同性,便形成协同理论。

“协同办公”理念在我国企业管理中起着重要的作用,协同型OA办公系统使我国企业在管理工作上取得了良好的成效。

2、高效顺畅沟通

相信大家都听过这样一句话“沟通是解决问题的最好方法!”,这话一点也没错。然而,在企业管理工作中,沟通,不仅仅是企业内部之间的沟通,更包括企业与客户之间的沟通。合理有效的沟通有助于企业内部管理和提高工作效率和质量,还有助于增加企业与客户之间双方的任信度,提升客户满意度。

以往传统的办公管理模式是“各家自雪门前雪”的状态,各部门都闭门做事,不与其他部门过多的沟通。因此,企业内部会经常出现“相互推责”的现象,这就是沟这不畅造成的后果。OA办公系统具有信息共享,即时通讯等功能,让企业员工与员工之间、员工与客户之间能够随时随地的联络。如果能够将协同和沟通有效地结合起来,企业管理就可以达到一个你想象不到的高度。

3、办公流程灵活透明

透明的办公流程,能够让每一个员工对自己部门以及其他部门的工作进度及结果有一个清晰的了解,并根据实际情况实灵活的安排自己的工作,这样才能够更高效的完成整体性工作,OA办公系统就具有这样的特性!

通过使用OA办公系统,让企业办公管理从流程申请到流程审批到流程办结,再到流程查询,全程跟踪记录,完全透明化管理。而且,对审批较慢的流程进行分析优化,提高企业流程的流转效率,节约时间,并可根据企业个性化的流程自定义,打通部门之间业务交互,使流程实现跨部门协同工作,完全灵活办公。

4、企业信息共享

OA办公系统将企业信息及变动及时的呈现给员工,如员工培训、会议纪要、学习资料、客户信息、企业发展计划等信息第一时间分享给全体员工。

对于业务人员而言,OA办公系统可以帮助其管理客户资料、跟踪情况、客户状态等,哪些是重点客户,哪些是潜在客户,一目了然,不用再像以前那样专门开会讨论,不但节省了时间,还提高了整体效率。

信息共享不但可以提高办公和管理效率,还可以联络和增进企业与员工之间的感情,让企业员工有一种共同参与、共同发展、共同进步的感觉,让员工有一种存在感和归属感,无形中就鼓励了员工努力工作,为企业发展多出一份力。

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