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OA办公软件成功实施要讲究方法


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要做好OA办公软件的实施，必须遵循稳步推进的方法，在此过程中要尽可能避免出现贪快求全而出现的“人机矛盾”，防止培训服务不到位、不人性而使员工对新系统有怨言甚至抵制心态。因此在系统的实施过程中，伴随的是对企业员工原有办公习惯的改变。特别是对于发展时间较长的企业而言，员工在长期的办公过程中形成的习惯，想在短时间之内完成较为完美的改变，其难度是不言而喻的，要很好的解决这问题，这需要在系统的实施过程中遵循“三原则”。
1、OA办公软件的实施，注重培训效果、设立考核机制
        培训是确保企业员工能够逐渐学会和掌握OA办公软件的必备手段，特别是对于细节功能较多、与企业特点结合较深、具备的个性化因素较多的办公系统而言。因此，要高度重视培训工作，通过细节化、周全化、多样化的培训来确保职工掌握办公系统的水平。一方面，需要在培训之初制定合理的培训计划，对各部门的员工和核心人员进行培训；另一方面，要考虑到各个不同部门在OA办公软件中所运用到的不同功能，根据其个性化特点进行有针对性的培训，做到有的放矢；最后，还要重视在培训过程中制定考核环节，利用模拟操作、实战比赛等模式对培训效果进行检验，以确保员工能够较好地掌握OA的系统功能。
2、OA办公软件的实施讲策略，调动职工的积极性
        在OA办公软件正式上线后，凭借着对各部门员工的操作和技能培训，把日常工作中的各部门充分借助OA办公软件进行自动化、流程化的办公和管理，然而实施初期企业还往往容易面临一个问题，就是员工对于OA系统的应用积极性不高。针对这种情况，要在OA办公软件的实施过程中讲求一些策略，激发和调动起员工的积极和运用系统进行办公和管理的积极性。这其中既可以根据企业实际情况，进行在线考勤、在线交流、在线话题讨论、在线公告、在线即时通讯等各种功能，可以充分展现OA系统的便捷性，让各部门职工能够积极参与的活动，还可以通过对应用得当、表现积极优秀的员工进行相应奖励的方法激发起其他员工使用OA办公软件的热情和积极性。
3、OA办公软件的实施，设立过度缓冲期、杜绝冒进做法
        对于企业员工而言，要让他们改变以往日常工作中养成的做法和习惯，不是很容易的事情，但管理者往往对于OA办公软件的作用抱以厚望，期待能够快速地发挥出OA软件的高效作用，容易产生求快的冒进心态与做法。须知，这种做法对于OA软件的实施和推广有弊而无利。所以，在实施过程中设定一个过渡期，在这个时间阶段内，制定计划，按照部门、用户和业务类型，逐步进行普及和推广，先简后繁，运用以一带二，以老带新的办法，通过小范围的熟悉和推广，带动更多部门、更多职工接受和习惯新的办公系统，形成新的办公习惯。通过这种有计划、有步骤的实施策略，发挥过度缓冲期的作用，最终使职工逐渐熟悉和习惯使用OA办公软件。
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