OA办公系统都应该具有哪些功能模块

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　     OA办公系统对于新企业来说，在选型的时候，很多人都弄不清楚都应该具备哪些基础的功能模块，哪些模块是在企业的办公过程中使用的频率最高。

　　据软件协会公布2016年OA系统软件使用报告统计，企业在使用OA系统的过程中使用最多的模块有3个部分，流程管理、公文管理、信息发布3个功能模块，这其中人力资源、财务、业务部门的OA信息化内容流转程度最高。

 

　　OA办公系统经过20年的发展，功能需求变化已经日新月异，但是企业办公的基础需求基本一致，OA系统基础功能有15个模块，这15个模块基本可以满足政府、企事业单位的办公需求。

　　1、通知公告

　　企业使用较多的功能就是通知和公告，这个基本上是企业全员使用的一个功能模块，OA系统的通知公告包括起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用，企业CIO在选型的时候，不妨自己可以到各个OA系统厂商的试用网址进行功能试用。

　　目前国内提供免费试用的OA系统有坤志OA、除坤志OA以外，其他OA系统的免费试用都需要用户先进行注册，OA系统厂商通过这种方式得到用户信息，与用户联系后发放免费试用测试账号。坤志OA官网则免注册可以直接试用。

　　2、文件公布

　　OA系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块，同时也是全员使用的频次较高的功能，文件公布包括文件的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块，这个功能与通知公告功能相近，但是文件公布通常会附传文档附件，目前市面上主流的OA系统基本都支持WORD格式的在线阅览。

　　3、文件交换

　　OA办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式，以电子文档的方式实现了部门与部门，部门与个人，个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。满足了企业文件交互的办公需求，同时也是无纸化办公的重要进步。

　　

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　　4、信息发布

　　OA系统都会支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义，支持在线编辑和图文混排，支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

　　企业在使用信息发布功能时，自定义功能是OA系统发展随着企业发展变化的重大变革，既符合企业发展所需，同时也是OA系统进化的重要步骤。

　　5、文档中心

　　OA办公系统的文档中心，是企业资料分类存储的重要功能模块，从管理员的角度，资料中心是管理后台的重要功能模块，资料分类的创建，资料的添加、修改、删除、共享、检索，相关系统的资料入库管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

　　6、流程管理

　　OA系统真正能够形成体系，帮助企业形成竞争力的主要是企业对“工作流”的应用。

　　OA办公系统的流程管理主要用于对日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、收文、业务审批，内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括：待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控。

　　工作流说起来“复杂”，实际应用更为复杂，笔者测试过泛微OA、坤志OA、蓝凌OA、通达OA、金和OA，每家公司的工作流设置都非常有特色，从技术手段上看，坤志OA的工作流程可视化操作界面最为易用，无需编程就可以设置工作流程，对于使用者来说亲和度最高。

　　7、办公用品管理

　　办公用品管理部分，一般是行政部门或者采购部门使用较为频繁的一个功能，行政部门负责计划，采购部门负责按照计划进行办理，而财务部门负责监督，所以办公用品管理的模块功能又包含办公用品入库、出库，办公用品申购、申领、审批，办公用品的修改、删除、查看详细。以上3个部门对这个模块的使用的频次最高，至于个人的办公用品申请功能实际可能是每个月一两次而已。这是传统的纸质办公用品申领搬移到OA系统，申领查询更为便捷。

　　8、客户关系管理

　　这个功能模块，多是业务部门在使用，早期OA系统出现时，王志东的点击科技的OA系统就包含了客户关系管理部分，所以客户关系管理成为OA系统的一个传统模块保留了下来。

　　客户关系管理系统是企业与客户交往过程中所形成的客户信息资料，企业自行定制的客户信用分析报告。建立合格的客户档案是企业信息管理的起点，是企业日常基础性工作。

　　客户关系管理系统包括建立、阅览、提醒、检索等功能，现在钉钉的销帮帮CRM的功能基本上就是客户关系管理系统。

　　9、人力资源管理

　　OA系统的人力资源管理是专业HR版本的简化版本，一般只满足企业人力资源部门的基本人力资源管理所需，如果是专业级别的人力资源公司使用，那就要购买专业的HR软件。人力资源管理包括人才信息库管理、招聘管理、公司或部门用人申请、公司用人汇总、人事档案管理。

　　

 

　　很多公司在选型OA系统时，CIO主管都会咨询人力资源部门的需求，而人力资源部门在提供需求的时候，大多都是参考专业HR软件的功能进行功能定义，这个是不现实的，目前国内的OA系统软件都达不到专业级HR软件的作用，一般只能满足人力资源基本功能所需。提醒CIO在选型OA系统时，千万不要掉进“人力资源管理”陷阱。

　　10、个人办公

　　OA系统的个人办公部分，实际上是个人自我计划管理部分，是满足自我学习和自我监督的重要功能模块，个人办公包括计划任务管理(任务的创建、跟踪、任务反馈与提醒);个人日程安排与提醒，通讯录管理、短消息发送、接收、回复与提醒等。

　　个人办公功能目前在移动办公端使用频率较高，企业员工可以通过个人办公进行自我时间管理，对个人计划进行阅览、修正。是企业员工使用较多的功能。

　　11、电子邮件功能模块

　　企业邮箱功能，是企业内部与内部、内部与外部之间联系的一个桥梁，通过公司自己的OA系统电子邮件功能，可以统一对员工的业务邮件进行统一管理，既统一提升企业形象，又有助于业务信息的管理，防止重要客户信息丢失，电子邮件功能模块包括新建邮件、收件箱、草稿箱、发送箱、已删除邮件。

　　企业电子邮件功能可以统一网址后缀，让员工有归属感，同时也可以提升企业在客户眼中的价值地位。

　　12、网上论坛

　　网上论坛部分，实际上公司内部知识分享，内部社交的重要板块，人力资源部门会比较重视网上论坛功能需求，企业可以可以自行设置分论坛和议题，为员工提供了一个信息交流、沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，企业管理部门也可以进行咨询、解答和收集意见。

　　网上论坛部分一般也是OA系统生成个人门户的重要内容板块之一。

　　13、事务管理

　　OA系统基础功能还包含事务管理模块，这个模块包括车辆管理、会议室管理。出车管理、加油管理、维修管理、驾驶员管理。会议室的使用申请、查询、管理等。

　　14、系统管理

　　系统管理功能使用最多就是OA系统的管理员，包括用户、组织、栏目、权限的管理、表单定义、工作流定义、论坛管理、配置管理。其中权限配置管理功能是按照企业员工职能、职务进行权限分配的重要功能。

　　15、OA即时通

　　这是一个类似QQ的客户端软件，和OA办公系统集成于一体，实现信息的提醒、在线用户的显示、简易实时聊天功能，短消息显示及回复等功能。

   每家OA办公系统厂商都会有这些功能，只是功能名称、界面和用户体验不一样，重要需要新企业去了解试用才知道是否适合企业使用。
 

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